Self-billing (of aankoopborderel): wat is het, hoe werkt het en wat moet je weten?

Facturen opmaken kost tijd. Gelukkig bestaat er een systeem waarbij je klant de factuur voor jou opstelt: self-billing, in België bekend als aankoopborderel. Het is een efficiënte manier van factureren, steeds populairder bij Belgische ondernemingen, maar het kent ook duidelijke regels. In dit artikel leggen we alles uit wat je moet weten.

Wat is self-billing? (aankoopborderel)

Bij klassieke facturatie maakt de leverancier een factuur en stuurt die naar de klant. Bij een aankoopborderel draait dit om: de klant maakt de factuur op in naam van de leverancier.

Kort samengevat: de klant beschikt over de nodige informatie over de geleverde goederen of diensten en stelt de factuur op. Jij controleert deze en bevestigt voor akkoord. Het klinkt misschien ongewoon, maar het is volledig legaal, mits aan de regels voldaan wordt.

Wie mag het gebruiken?

Self-billing is bedoeld voor B2B-relaties tussen ondernemingen. Particulieren kunnen dit meestal niet opmaken, behalve in uitzonderlijke gevallen.

Wettelijke vereisten in België

Een aankoopborderel is toegestaan volgens de Belgische btw-wetgeving, op basis van de Europese btw-richtlijn. De belangrijkste voorwaarden zijn:

1. Voorafgaand schriftelijk akkoord
   • Beide partijen moeten vooraf een onderling akkoord gesloten hebben. De vorm waarin je dat akkoord met je medecontractant vastlegt, is vrij te bepalen.

   • Je moet ook een procedure voorzien voor de aanvaarding van de facturen. Hoe je dat precies organiseert, laat de overheid grotendeels vrij. Facturen kunnen namelijk zowel expliciet (uitdrukkelijk) als impliciet (stilzwijgend) worden aanvaard.

2. Factuurvereisten

1. • Naam, adres en btw-nummer van leverancier en klant
   • Factuurdatum en uniek factuurnummer
   • Omschrijving van geleverde goederen of diensten
   • Toepasselijk btw-tarief en btw-bedrag
   • Vermelding “factuur uitgereikt door afnemer”, “self-billing” of “aankoopborderel”
     
     ⚠️ Ook bij self-billing blijf jij als leverancier verantwoordelijk voor de btw-aangifte. De klant maakt de factuur op, maar de fiscale verplichtingen liggen nog steeds bij jou.
     
     
2. Bewaarplicht
   • Het akkoord en de facturen moeten 10 jaar bewaard worden, digitaal of op papier.
   • Digitale opslag mag, ook buiten België, zolang de Belgische administratie toegang kan krijgen.
     
     
3. Nummering
   • Self-billingfacturen moeten een aparte, ononderbroken nummerreeks hebben, gescheiden van gewone verkoopfacturen.
     
     
4. Self-billing via Peppol
   • Vanaf 1 januari 2026 moeten, zoals we weten, Belgische B2B-facturen structureel elektronisch worden uitgewisseld, inclusief self-billing.
   • Gebruik je Admisol, dan hoef je je geen zorgen te maken, want met Admisol kan je makkelijk aan self-billing doen via Peppol.

Voordelen en nadelen van self-billing

Voordelen:

• Tijdbesparend: de klant maakt de factuur op.
• Minder fouten: de klant werkt met eigen gegevens.
• Snellere betaling mogelijk: het proces start bij de klant.
• Administratieve flow: handig bij regelmatige leveringen of diensten.

Nadelen:

• Controle over de factuurinhoud ligt bij de klant.
• Documenten moeten zorgvuldig gecontroleerd en bewaard worden.
• Zonder geldig akkoord is self-billing fiscaal niet erkend.
• Bij betwisting (fouten of leveringsproblemen) is de verantwoordelijkheid iets diffuser.

💡 Tip: leg het akkoord altijd goed vast en maak afspraken over correcties of creditnota’s.

Self-billing in Admisol

Werk je met Admisol? Dan kan je eenvoudig aan de slag met self-billing.Wil je weten hoe? Bekijk onze hulpartikels voor een stap-voor stap uitleg over:

• het versturen van self-billing

• het ontvangen van self-billing

Conclusie

Self-billing is een slimme manier om facturatie te stroomlijnen, tijdbesparing te realiseren en fouten te beperken. Belangrijk is dat je altijd een schriftelijk akkoord hebt, de wettelijke factuureisen respecteert, de nummering correct houdt en de documenten 10 jaar bewaart.

Met deze basiskennis kan je veilig starten met self-billing in je administratie.

Veelgestelde vragen over self-billing

---

Mag iedereen self-billing gebruiken?
In principe ja, zolang beide partijen een geldig akkoord afsluiten en de facturen voldoen aan de wettelijke vereisten. Het is vooral praktisch bij regelmatige leveringen of diensten en betrouwbare klanten.

Wat als er een fout staat op het self-billing document?
Neem contact op met je klant en vraag een gecorrigeerd document of een creditnota. Fouten moeten worden rechtgezet voordat ze in de boekhouding belanden.

Verschilt self-billing van een gewone factuur?
Inhoudelijk niet veel, dezelfde verplichte vermeldingen gelden. Het grote verschil is wie het document opmaakt: bij self-billing is dat de klant, niet de leverancier.

Is self-billing hetzelfde als een creditnota?
Nee. Een creditnota wordt gebruikt om een eerdere factuur geheel of gedeeltelijk te annuleren. Self-billing is een facturatiemethode waarbij de klant de originele factuur opstelt.