Sinds 1 januari 2026 is het in België verplicht om alle B2B-facturen elektronisch via Peppol uit te wisselen. Toch merken we dat niet elke onderneming al aangesloten is. En dat roept vragen op:
Mag je nog factureren via PDF? Loop je risico? En wat als jij wél in orde bent, maar je klant niet?
We zetten de belangrijkste antwoorden voor je op een rij.
1. Is je klant aangesloten op Peppol?
Voor je een factuur verstuurt, is het handig om te weten of je klant al bereikbaar is via Peppol. Dat kan op een paar eenvoudige manieren:
-
Vraag het rechtstreeks aan je klant of hun boekhouder. Vaak weten zij of hun software al gekoppeld is aan Peppol.
-
Controleer via een Peppol Check pagina: via deze website kan je het KBO nummer van je klant opzoeken. Zie je je klant niet in de lijst staan, dan is er geen aansluiting met Peppol gevonden.
-
Gebruik je facturatietool: Tools zoals Admisol tonen automatisch of een klant Peppol-ontvangst heeft ingesteld. Zo kies je altijd de juiste verzendmethode.
Tip: Documenteer altijd hoe je hebt gecontroleerd of je klant aangesloten is op Peppol, dit kan later handig zijn voor je administratie.
2. Mag je nog factureren via PDF als je klant geen Peppol heeft?
Ja, voorlopig mag dat nog zolang je klant technisch of praktisch nog niet via Peppol kan ontvangen.
Een PDF-factuur via e-mail blijft juridisch geldig, op voorwaarde dat:
-
je klant nog niet aangesloten is op Peppol
-
je als leverancier kunt aantonen dat je dit hebt nagegaan
-
Peppol wél wordt gebruikt zodra het voor beide partijen mogelijk is
Belangrijk om te weten: een PDF is geen e-factuur. Het is een tijdelijke oplossing, geen eindpunt. De verwachting is dat bedrijven hun processen hier stap voor stap op afstemmen.
Tip: Voeg een korte notitie toe in de factuur of e-mail: “Activering Peppol bij klant is vereist voor een automatische verwerking.”
3. Wat als je klant blijft uitstellen?
Hoewel er begrip is voor een overgangsperiode, blijft de verplichting bestaan. Ondernemingen die structureel niet in orde zijn met e-facturatie, lopen wél een risico.
De fiscus kan in dat geval administratieve boetes opleggen:
-
€ 1.500 bij een eerste overtreding
-
€ 3.000 bij een tweede overtreding
-
€ 5.000 bij een derde overtreding
Belangrijk om te benadrukken:
👉 deze boetes zijn gericht op de partij die niet voldoet aan de verplichting.
👉 als jij Peppol correct gebruikt zodra dat mogelijk is, ben je zelf in orde.
4. Hoe motiveer je je klanten om de overstap te maken?
Klanten overtuigen werkt het best met duidelijke, eerlijke communicatie. Benadruk dat e-facturatie via Peppol geen vrijblijvende keuze meer is en dat er sancties kunnen volgen wanneer ondernemingen structureel niet in orde zijn. Maak daarom concrete afspraken over timing en volgende stappen, zodat de overstap niet blijft hangen in “later”. Verwijs klanten gerust door naar hun boekhouder of een Peppol-provider die hen technisch kan ondersteunen. Ook bij Admisol helpen we hier graag bij: we adviseren, begeleiden en zorgen ervoor dat de aansluiting op Peppol vlot en correct verloopt, zonder onnodige complexiteit.
.png)
