Wat betekenen de velden op de klanten- en leveranciersfiche?

Adresgegevens

De algemene info over je klant

• Naam
  Vul hier de naam van je klant in.
• T.a.v.
  Dit betekent "ter attentie van". Je kunt hier een specifieke contactpersoon vermelden. Je bepaalt zelf of deze informatie op de factuurlay-out verschijnt.
• Straat, Nummer, Bus, Postcode, Plaats
  Vul het volledige adres van de klant in. Bij het invoeren van de postcode wordt de plaatsnaam automatisch ingevuld. Het systeem controleert ook op dubbele adressen en geeft een melding als hetzelfde adres al bestaat.
• BTW-nummer
  Voer het BTW-nummer van de klant in. De geldigheid wordt automatisch gecontroleerd. Bij een duplicaat ontvang je een waarschuwing, maar je kunt desondanks meerdere fiches met hetzelfde BTW-nummer aanmaken.
• Opnemen in listing
  Als je deze optie aanvinkt, wordt de klant automatisch opgenomen in de BTW-listing, mits er een geldig BTW-nummer is ingevuld.
• Telefoon en GSM
  De telefoonnummers worden automatisch geformatteerd volgens het internationale formaat.
• Bankrekening
  Voer het bankrekeningnummer van de klant in. De geldigheid wordt gecontroleerd. Vul je eerst een IBAN in, dan wordt het bankrekeningveld automatisch aangevuld.
• BIC, IBAN
  Bij het invoeren van een IBAN wordt het bijbehorende BIC automatisch ingevuld.
• Taalcode
  Door de taalcode aan te passen, wordt de lay-out van de facturen aangepast aan de geselecteerde taal. Bijvoorbeeld: bij "FR" worden de facturen in het Frans gegenereerd in plaats van in het Nederlands.
• Document info
  Hier kun je een specifieke tekst invoeren die op de facturen van deze klant moet verschijnen. Let op: om deze tekst zichtbaar te maken op de factuur, zijn nog extra aanpassingen aan de lay-out nodig.
• Uitgeschakeld
  Als een klant is uitgeschakeld, verschijnt deze niet meer in de klantenlijsten wanneer je naar klanten zoekt.
• Peppol-id
  Dit veld wordt gebruikt voor klanten die een uitzondering nodig hebben op het standaard Peppol-ID. Als je hier niets invult, zal het systeem automatisch een Peppol-ID aanmaken voor de klant.

Betalingsinformatie

Hierin kan je alles kwijt omtrent betalingen

• Mededeling
  De standaardmededeling die op de factuur of bij de betaalopdracht verschijnt.

   

• Betalingstermijn
  Het aantal dagen dat gebruikt wordt om de vervaldatum van de factuur te berekenen.

   

• Einde maand
  Vink dit aan als de betalingsvoorwaarde “30 dagen einde maand” geldt. In de dossierinstellingen kun je instellen dat de termijn begint vanaf het einde van de maand, plus een aantal extra dagen.

   

• Domiciliëring volmacht
  Koppel deze klantenfiche aan een eerder geregistreerde domiciliëringsvolmacht.

   

• Domiciliëringsnummer
  Voer het domiciliëringsnummer in dat je van de bank van de klant hebt ontvangen. Dit is nodig bij het werken met domiciliëring.

   

• Geen betalingsherinneringen
  Als dit is aangevinkt, wordt de klant niet meegenomen bij het genereren van betalingsherinneringen of rappels.

Boekhoudkundig

• Tax-adres profiel
  Selecteer hier het type adres, bijvoorbeeld binnenlands, medecontractant, EU, enzovoort. Deze instelling bepaalt hoe facturen worden geboekt. Je kunt dit altijd aanpassen per factuur op het moment van boeking.

• Valutacode
  De valutacode waarin je meestal transacties met deze relatie wilt boeken. Als je dit leeg laat, wordt de standaard valuta van het dossier gebruikt.

• Centralisatierekening
  De boekhoudkundige rekening waarop de verrichtingen gecentraliseerd worden: meestal 400000 voor klanten en 440000 voor leveranciers.

• Rekening tegenboeking

  De rekening die automatisch wordt ingevuld bij het boeken van een aan- of verkoopfactuur.

  •  

    Als je artikelen gebruikt, heeft het rekeningnummer op de artikelfiche voorrang.

  • Tijdens het boeken kun je dit altijd overschrijven.

  • Voor meerdere rekeningen kun je standaardboekingen instellen.

• Fiche 281.50

  Door dit aan te vinken, wordt automatisch een fiche aangemaakt voor alle boekingen waar zowel het adres als de rekening “fiche 281.50” is geselecteerd.

Commercieel

• Nacebel-code
  Voer hier de Nacebel-code in die hoort bij de bedrijfsactiviteit van de klant. Deze code kan gebruikt worden voor statistische doeleinden of specifieke rapporteringen.

• Groep
  Klanten en leveranciers kunnen ingedeeld worden in groepen. Klik op de link ‘Groep’ om de lijst met alle aangemaakte klant- en leveranciersgroepen te openen. Vanuit deze lijst kun je ook nieuwe groepen aanmaken.

• Verantwoordelijken
  Je kunt een gebruiker als verantwoordelijke toewijzen aan een klant of leverancier. Dit wordt vaak gebruikt door accountantskantoren, maar kan ook binnen een bedrijf handig zijn om interne verantwoordelijken te koppelen. In bepaalde lijsten kun je dan filteren op klanten of leveranciers die onder de verantwoordelijkheid van een specifieke gebruiker vallen.

• Bijlage meesturen bij mail
  Indien deze optie is aangevinkt, worden bijlagen van facturen automatisch meegeleverd bij het verzenden van facturen via e-mail.

• Versturen via Peppol in bulk
  Als deze optie is ingeschakeld, wordt deze klant meegenomen wanneer facturen in bulk via Peppol naar meerdere klanten worden verzonden.

Adrescode

• Adrescode
  De adrescode is de unieke identificatiecode van een klant of leverancier. Je kunt dit beschouwen als het klant- of leveranciersnummer binnen het dossier. Deze code wordt automatisch door het systeem aangemaakt.
  Wil je zelf de codes bepalen, dan kun je in de parameters de optie “automatische sleutel” uitvinken.

Extra

• Extra info
  Hier kun je vrij aanvullende informatie over de klant of leverancier invoeren. Deze gegevens verschijnen niet op facturen en hebben dus geen invloed op de administratieve verwerking. Dit veld kan gebruikt worden voor interne notities of CRM-doeleinden.