Klanten en leveranciers in bulk importeren
Je kan klanten en leveranciers eenvoudig in bulk importeren via Excel. Dit kan je volledig zelf doen. De stappen zijn identiek voor zowel klanten als leveranciers.
Stap 1: Excel template exporteren
-
Ga in het hoofdmenu naar het onderstaande icoontje voor de import van klanten.
- Ga in het hoofdmenu naar het onderstaande icoontje voor de import van leveranciers.
-
Klik op de groene plus.
-
Maak een willekeurige klant of leverancier aan. Zo kan Admisol een correcte export van je klantenlijst genereren.
Meer informatie over het aanmaken van een nieuwe klant, vind je in dit artikel: 'Hoe maak ik een klant of leverancier aan?'
-
Zodra je de gegevens correct hebt ingevuld en de klant of leverancier hebt opgeslagen, kan je de lijst exporteren naar een Excel-bestand. Dit doe je via het onderstaande icoontje.
Stap 2: Ontbrekende gegevens invullen
- Het bestand wordt geopend. Dit document bevat alle mogelijke velden die het systeem kan gebruiken. Enkel de verplichte velden zijn ingevuld. Gebruik dit bestand daarom als referentie.
- Vul de ontbrekende gegevens aan waar nodig. Hieronder zie je een overzicht van alle verplichte velden.
| Naam |
| Opnemen in Klantenlisting (0 of 1 – enkel activeren indien btw-nummer aanwezig) |
| Taalcode (standaard NL – afhankelijk van aangemaakte talen in het dossier) |
| Betalingstermijn |
| Einde maand (standaard 0) |
| Domiciliëring volmacht (standaard 0) |
| Factoring (standaard 0) |
| Korting contant (standaard 0) |
| Korting dagen (standaard 0) |
| Geen betalingsherinnering (standaard 0) |
| Tax-adres profiel (standaard BE) |
| Centralisatierekening (standaard 400000 – afhankelijk van parameters dossier) |
| Rekening tegenboeking (standaard 702000 – afhankelijk van parameters dossier) |
| Fiche 281.50 (standaard 0) |
| Groep (standaard 0) |
| Bijlage meesturen bij mail (standaard 0) |
| Versturen via peppol in bulk (standaard 0) |
| Adrescode (leeg laten = automatische nummering, invullen = eigen nummering) |
| Adressoort (standaard CUST) |
Stap 3: Importeer het excel-bestand
- Importeer je aangepaste lijst via het onderstaande icoontje.
- Klik daarna op ‘Start’ om de import te starten.
Komt er tijdens de import een fout voor, dan verschijnt de klanten- of leveranciersfiche en kan je de fout handmatig corrigeren voordat je verder gaat.
Belangrijke aandachtspunten:
- Wijzig nooit de kolomnamen van het exportbestand.
- Wijzig nooit de volgorde van de kolommen
- Laat velden die niet gebruikt worden leeg.
- Voor ja/nee instellingen wordt meestal 1 (ja) of 0 (nee) gebruikt.
-
Het tweemaal importeren van dezelfde gegevens kan leiden tot duplicaties.
- Adrescode leeg laten indien automatische nummering gewenst is.
- Activeer Opnemen in klantenlisting enkel wanneer een BTW-nummer aanwezig is.
-
Gegevens die je uit het Excel-bestand verwijdert, worden niet automatisch verwijderd in Admisol. Verwijderen moet altijd direct in de software gebeuren.