In Admisol kan je documenten als bijlage meesturen bij het verzenden van verkoopfacturen, zowel via e-mail als via Peppol. Dit kan manueel of automatisch, afhankelijk van uw werkwijze en instellingen.
In dit artikel leggen we beide mogelijkheden uit en tonen we hoe ja de instellingen correct configureert.
Meer informatie over het aanmaken van facturen vind je bij het artikel "Hoe kan ik een verkoopfactuur aanmaken?"
Manueel bijlage toevoegen (enkel via e-mail)
Het manueel toevoegen van een bijlage is uitsluitend mogelijk wanneer ja een document via e-mail verstuurt.
- Bij de mogelijke opties tot verzenden is mail er één. Je doet dit via de knop bovenaan het overzichten scherm.
- Je komt na het klikken van deze knop op het volgende scherm terecht:
- Bij de "bijlage" kies je de gewenste bijlage en laad je deze op.
Deze optie is vooral geschikt wanneer je eenmalig een extra document wilt meesturen.
Automatisch bijlage toevoegen (e-mail & Peppol)
Wil je dat bijlagen automatisch worden meegestuurd, bijvoorbeeld bij:
-
bulkmailing
-
verzending via Peppol
dan kan je Admisol hiervoor instellen.
We doen dit via het Admisol scansysteem.
-
Open een verkoopfactuur
-
Voeg een document toe via het vak “Drop bestanden hier”
-
Dit vak bevindt zich standaard helemaal rechts in het scherm
-
Zie je dit vak niet?
Controleer dan de instelling:
-
Ga naar Instellingen
-
Kies Dagboeken
-
Open Klanten
-
Open het gewenste dagboek
-
Controleer of “Opladen externe documenten” is aangevinkt
Via het dagboek kan je zelf bepalen wanneer bijlagen automatisch zullen meegestuurd worden.
-
Ga naar Instellingen
-
Kies Dagboeken
-
Open Klanten
-
Open het gewenste dagboek
-
Onderaan links vindt u de optie “Bijlage meesturen per mail”
Hier heb je 3 mogelijke opties:
-
Nooit: De bijlage wordt nooit meegestuurd.
-
Altijd: Als bij het te versturen document een bijlage werd toegevoegd via “drop bestanden hier” dan zal deze altijd meegestuurd worden. Zowel bij mailen als via peppol.
-
Volgens Adresfiche: Op de klantenfiche heb je een vinkje “bijlage meesturen per mail” als dit aangevinkt is zal het bestand gedropt worden bij “drop bestanden hier” meegestuurd worden. Zowel bij mailen als via peppol.
In je klantenfiche/adresfiche kan je de volgende optie instellen:
'Bijlage meesturen bij mail'
Het is belangrijk dat je dit effectief per individuele klant gaat instellen als je deze optie gaat gebruiken.
