In Admisol kan je documenten als bijlage meesturen bij het verzenden van verkoopfacturen, zowel via e-mail als via PEPPOL. Dit kan handmatig of automatisch, afhankelijk van je werkwijze en instellingen.
In dit artikel leggen we beide mogelijkheden uit en tonen we hoe je de instellingen correct configureert.
Meer informatie over het aanmaken van facturen vind je bij het artikel "Hoe kan ik een verkoopfactuur aanmaken?"
Handmatig bijlage toevoegen (enkel via e-mail)
Het handmatig toevoegen van een bijlage is alleen mogelijk bij het verzenden van een document via e-mail.
- E-mail is één van de verzendopties. Klik hiervoor op de knop bovenaan het overzichtsscherm.
- Na het klikken op deze knop kom je op het volgende scherm terecht:
- Bij “Bijlage” selecteer je het gewenste document en laad je het op.
Deze optie is vooral geschikt wanneer je eenmalig een extra document wilt meesturen.
Automatisch bijlage toevoegen (e-mail & Peppol)
Wil je dat bijlagen automatisch worden meegestuurd, bijvoorbeeld bij:
-
bulkmailing
-
verzending via PEPPOL
Dan kan je Admisol hiervoor instellen via het Admisol-scansysteem.
Zo doe je dat:
-
Open een verkoopfactuur
-
Voeg een document toe via het vak “Drop bestanden hier”.
-
Dit vak bevindt zich standaard helemaal rechts in het scherm.
-
Zie je dit vak niet?
Controleer dan de instellingen:
-
Ga naar Instellingen
-
Kies Dagboeken
-
Open Klanten
-
Open het gewenste dagboek
-
Controleer of “Opladen externe documenten” is aangevinkt
Via het dagboek kan je zelf instellen wanneer bijlagen automatisch meegestuurd worden.
-
Ga naar Instellingen
-
Kies Dagboeken
-
Open Klanten
-
Open het gewenste dagboek
-
Onderaan links vindt u de optie “Bijlage meesturen per mail”
Hier heb je 3 mogelijke opties:
-
Nooit: De bijlage wordt nooit meegestuurd.
-
Altijd: Als er bij het te versturen document een bijlage is toegevoegd via “Drop bestanden hier”, wordt deze altijd meegestuurd, zowel bij e-mail als via PEPPOL.
-
Volgens Adresfiche: Op de klantenfiche vind je het vinkje “Bijlage meesturen per mail”. Staat dit aangevinkt, dan wordt elk bestand dat je toevoegt via “Drop bestanden hier” automatisch meegestuurd, zowel bij e-mail als via PEPPOL.
In je klantenfiche/adresfiche kan je de volgende optie instellen: 'Bijlage meesturen bij mail'
Het is belangrijk dat je dit effectief per individuele klant gaat instellen als je deze optie gaat gebruiken.
