Om facturen via het PEPPOL netwerk te versturen moet je het eerst activeren binnen Admisol. Hoe je dit kan doen zie je in dit artikel: "Hoe PEPPOL activeren in Admisol?"
Versturen van een nieuwe factuur
In Admisol kan je facturen versturen via de facturatie module:
Het kan zijn dat sommige modules voor jou niet beschikbaar zijn. Vraag dit eventueel na bij je beheerder.
Hoe je nieuwe facturen kan aanmaken, lees je in het volgende artikel: "Hoe maak ik een factuur aan?"
Nadat je een factuur hebt aangemaakt, kan je deze via de peppol knop bovenaan versturen.
Bij terugkeer naar het overzichtsscherm van je facturatie, wordt het volgende weergegeven.
Voor het PEPPOL-gedeelte is de 'Peppol-kolom' belangrijk. Deze gaat de status weergeven van je verzending.
Volgende opties zijn mogelijk:
DELIVERED: Alles ging goed, je factuur is verzonden en aangekomen bij de tegenpartij.
PENDING: Je factuur is momenteel nog in verwerking, geen zorgen de verzending kan iets langer duren.
FAILED: Het afleveren van je factuur is niet gelukt.
De FAILED status kan zich voordoen bij het volgende:
- Het e-mailadres van de tegenpartij is niet ingevuld. We proberen eerst contact te leggen via het PEPPOL-ID. Lukt dit om een geldige reden niet, dan sturen we de factuur via e-mail. Zo worden je facturen altijd verzonden.
Een bestaande factuur
Met de PEPPOL-knop in het facturenoverzichtsscherm kan je een individuele factuur snel verzenden:
Facturen via PEPPOL in bulk
Je kan ook meerdere facturen tegelijk versturen via PEPPOL. In Admisol gebruik je hiervoor de functie “Afdrukken/mailen van facturen in bulk”.
Je vindt deze functie via: Hoofdmenu → Bijkomende functies → Afdrukken/mailen van facturen in bulk.
Hier kan je aangeven welke facturen je in bulk wilt verzenden.
Mailen van facturen:
- Alle geselecteerde facturen worden verzonden via de ingestelde e-mailinstellingen.
- Geen PEPPOL van toepassing.
Versturen via PEPPOL:
- Alle geselecteerde facturen worden via PEPPOL verzonden.
- Lukt dit om een geldige reden niet, dan worden de facturen automatisch via e-mail verstuurd.
- Deze fallback verloopt niet via je e-mailinstellingen, maar via een provider (Maventa).
Versturen in bulk (peppol en mail):
- Per klant wordt gekeken of de optie “Peppol in bulk verzenden” is ingeschakeld.
- Klanten met deze optie ontvangen hun factuur via het PEPPOL-netwerk.
- Klanten zonder deze optie krijgen de factuur via de ingestelde e-mailinstellingen.
- Zo ontvangt iedere klant altijd een correcte factuur op de manier die het beste bij hem of haar past.