Import en beschrijving XML-bestanden

XML-bestanden importeer je in Admisol via Bijkomende functies → Import dagboek. Je kunt ook gebruikmaken van de webservices om XML-bestanden rechtstreeks door te sturen.

Het root element is <ADMISOL>. Op het tweede niveau staan <ADDRESS> en <INVOICE>. Een <INVOICE> bestaat uit een <HEAD> en optioneel één of meerdere <LINE> elementen.

Let op: XML is hoofdlettergevoelig. Alle tagnamen moeten in hoofdletters worden geschreven.

Let op: Speciale tekens en letters mogen niet worden gebruikt (é, è, &, ...).

Tip: Gebruik je XML? Beheer je klantnummers dan zelf in plaats van ze automatisch te laten genereren. Schakel hiervoor "automatische sleutel" uit via Instellingen → Klanten → Instellingen.

<ADDRESS>

Verplichte velden: AT_ID, AD_ID, AD_NAME. Lege of ontbrekende velden worden automatisch ingevuld met de waarde van de standaardfiche.

Veld	Verplicht	Beschrijving
`AT_ID`	Ja	Adressoort. Standaardwaarden: `CUST` (klant), `VEND` (leverancier)
`AD_ID`	Ja	Klant- of leveranciersnummer. Bij "automatische sleutel" aangevinkt wordt automatisch een nieuw nummer aangemaakt bij lege waarde.
`AD_NAME`	Ja	Naam van de klant of leverancier
`AD_ATTN`	Nee	Geadresseerde persoon
`AC_ID`	Nee	Rekeningnummer van de klant/leverancier. Moet bestaan in het boekhoudplan als centralisatierekening.
`AD_STREET`	Nee	Straat
`AD_NUMBER`	Nee	Huisnummer
`AD_BOX`	Nee	Bus
`AD_VAT`	Nee	BTW-nummer. Belgisch: `123456789` of `BE-123.456.789`. Buitenlands: `XX-1111111111111`
`AD_ZIP`	Nee	Postcode
`AD_CITY`	Nee	Stad
`AD_COUNTRY`	Nee	Land
`AD_ENDOFMONTH`	Nee	Berekening vervaldatum: 0 of 1
`AD_DUEDAYS`	Nee	Berekening vervaldatum: aantal dagen
`AD_DEFAULTAC_ID`	Nee	Standaard tegenboekingsrekening. Moet bestaan in het boekhoudplan.
`TXA_ID`	Nee	Tax-adresprofiel (bv. BE, MED). Moet voorkomen in de tax-adresprofiel tabel.
`AGR_ID`	Nee	Adresgroep. Moet bestaan in de adresgroepentabel.
`AD_IBAN`	Nee	IBAN bankrekeningnummer. Moet een geldig IBAN-nummer zijn.
`AD_PHONE`	Nee	Telefoonnummer. Geformatteerd naar `+32xxxxxxxxx`. Bv. 02/123.456 → +322123456
`AD_MOBILE`	Nee	Mobiel nummer. Zie AD_PHONE.
`AD_FAX`	Nee	Faxnummer. Zie AD_PHONE.
`AD_EMAIL`	Nee	E-mailadres
`AD_URL`	Nee	Website
`AD_BANK`	Nee	Belgisch bankrekeningnummer. Bv. `390-0650929-17` of `390065092917`
`AD_BIC`	Nee	Europese bank BIC
`AD_PAYMENTMESSAGE`	Nee	Standaard mededeling bij voorstel betalingsopdracht
`AD_DOMICILIATION`	Nee	Nr. in de vorm van een Belgische bankrekening. Bv. `740-6459703-65`
`AD_EXTRA1`	Nee	Vrij in te vullen veld
`AD_EXTRA2`	Nee	Vrij in te vullen veld
`AD_KEY`	Nee	Wachtwoord voor de klant om via de CSS een facturenoverzicht te raadplegen

<INVOICE> — <HEAD>

Elke invoice heeft verplicht één HEAD. LINE is niet verplicht. Indien LINE voorkomt, moeten er voldoende lijnen zijn zodat het totaal van NET+TAX gelijk is aan HEAD.AMOUNT.

Veld	Verplicht	Beschrijving
`DT_ID`	Ja	Documentcode, bv. `IF`
`AT_ID`	Ja	Adrestype: `CUST` (klant) of `VEND` (leverancier)
`AD_ID`	Ja	Adresnummer, bv. `100001`
`AMOUNT`	Ja	Totaalbedrag inclusief BTW
`PR_YEAR`	Nee	Boekjaar, bv. `2003`
`LH_ID`	Nee	Factuurnummer. Leeg = nieuw document
`PR_PERIOD`	Nee*	Periode. Verplicht indien `LH_ID` is ingevuld.
`LH_BOOKDATE`	Nee	Boekdatum (YYYY-MM-DD). Leeg = vandaag
`LH_DOCDATE`	Nee	Documentdatum (YYYY-MM-DD). Leeg = boekdatum
`LH_DUEDATE`	Nee	Vervaldatum (YYYY-MM-DD). Leeg = docdate + duedays/endofmonth
`LH_DOCREF`	Nee	Factuurnummer leverancier of nr. in de andere facturatie
`LH_INFO`	Nee	Opmerking
`CUR_ID`	Nee	Valutacode. Moet bestaan in de valutacodetabel. Standaard: EUR
`CUR_RATE`	Nee	Koers van de valutacode
`LH_PAYMENTMESSAGE`	Nee	Te vermelden bij betaling. Leeg = automatisch factuurnummer
`AD_NOREMINDER`	Nee	Klant al dan niet opnemen in rappels
`LH_PAYAMOUNT`	Nee	Contante betaling. Wordt ingeschreven in het kasboek. Enkel voor nieuwe uitgaande documenten.
`LH_PAYINFO`	Nee	Opmerking in het kasboek. Enkel voor uitgaande documenten.

<INVOICE> — <LINE>

Let op: Voorlopig zijn TXA_ID en TXC_ID verplicht in elke lijn.

Let op: Indien debet en credit op dezelfde rekening staan, stuur dan slechts één lijn door met het saldo.

Let op: Wanneer een lijn een negatief getal bevat (korting), wordt de BTW op dezelfde lijn als de positieve getallen berekend. Dit plaatst debet en credit op dezelfde lijn, wat niet toegestaan is.

Veld	Verplicht	Beschrijving
`AC_ID`	Ja	Rekening, bv. `604000`
`LS_AMOUNT`	Ja	Nettobedrag
`LS_TAXAMOUNT`	Ja	BTW-bedrag
`TXA_ID`	Ja*	Tax-adresprofiel (bv. BE). Leeg = uit address.TXA_ID
`TXC_ID`	Ja*	Tax-profiel (bv. V21). Leeg = uit boekhoudplan

<LINE> — <ANALYTISCH>

Veld	Verplicht	Beschrijving
`AN_TYPE`	Ja	Analytisch type. Vaste waarde: `AN`
`AN_TYPE_KEY`	Ja	Sleutel, bv. `B` voor Brussel
`AN_AMOUNT`	Nee	Waarde. Leeg = waarde van LS_AMOUNT
`AN_INFO`	Nee	Info. Leeg = info van LS_INFO

<PAYMENTS>

Betalingen worden geboekt in een diverse dagboek. Zo kun je per factuur tegenboekingen specifiëren, bv. 580001 kruispost cash, 580002 kruispost visa, ...

Veld	Verplicht	Beschrijving
`DT_ID`	Ja	Dagboek van het type diverse, bv. `DV`. Datum overgenomen van hoofddocument.
`AC_ID`	Ja	Rekening, bv. `580000`
`AMOUNT`	Ja	Bedrag. Bij uitgaande documenten: positief = betaling, negatief = teruggave. Bij inkomende documenten omgedraaid.

<DOMICILATION>

Veld	Verplicht	Beschrijving
`SEPA_DOM_ID`	Ja	Numerieke waarde, bv. `123`
`AT_ID`	Ja	Vaste waarde: `CUST`
`AD_ID`	Ja	Klantnummer
`SEPA_DOM_IBAN`	Ja	Geldig IBAN-bankrekeningnummer
`SEPA_DOM_BIC`	Ja	Geldig BIC-nummer
`SEPA_DOM_REFERENCE`	Nee	Referentie

<ARTDOC>

Een artdoc is een artikelkundig document dat al dan niet naar de boekhouding gaat (bv. offerte, bestelbon, factuur). Bij import naar een document dat zowel artikelkundig als boekhoudkundig is, worden beide aangemaakt. <ARTDOC> volgt de structuur van <INVOICE>, maar <LINE> wordt vervangen door <ARTLINE>.

<ARTHEAD> volgt dezelfde velden als <HEAD>. Hieronder de velden voor <ARTLINE>:

Veld	Verplicht	Beschrijving
`ART_ID`	Nee	Artikelcode. Indien opgegeven moet het voorkomen in de artikeltabel.
`LA_QTY1`	Nee	Aantal. Leeg = standaard aantal uit artikelfiche
`LA_DESCRIPTION`	Nee	Omschrijving. Leeg = omschrijving uit artikelfiche (taal klant)
`LA_PRICE`	Nee	Eenheidsprijs (BTW ex of BTW in, afhankelijk van dagboektype). Leeg = prijs via prijsafspraken
`LA_DISCOUNT1`	Nee	Korting in geheel getal. Bv. `10` = 10% korting
`LA_TOTAL`	Nee	Totaal van de lijn: (aantal × prijs) × (1 - korting/100). Leeg = automatische berekening
`TXA_ID`	Nee	Leeg = tax-adresprofiel van gekozen klant/leverancier
`TXC_ID`	Nee	Leeg = tax-code van het artikel
`LA_TAXPERCENT`	Nee	Leeg = BTW% van combinatie TXA_ID/TXC_ID
`AC_ID`	Nee	Boekhoudkundige rekening. Leeg = rekening van artikel of standaardrekening klant/leverancier

<FINDOC> — <FINHEAD> en <FINLINE>

Financieel document. Elke FINDOC heeft verplicht één FINHEAD. FINLINE is niet verplicht maar volgt dezelfde regel als bij INVOICE.

Veld	Verplicht	Beschrijving
FINHEAD
`DT_ID`	Ja	Documentcode, bv. `FK`
`AMOUNT`	Ja	Totaalbedrag, plus of min
`PR_YEAR`	Nee	Boekjaar
`LH_ID`	Nee	Nummer. Leeg = nieuw
`PR_PERIOD`	Nee*	Verplicht indien LH_ID ingevuld. Anders bepaald door boekdatum.
`LH_BOOKDATE`	Nee	Boekdatum (YYYY-MM-DD). Leeg = vandaag
`LH_DOCDATE`	Nee	Documentdatum. Leeg = boekdatum
`LH_DOCREF`	Nee	Referentie, nr. van het kasafschrift
FINLINE
`AC_ID`	**	Rekening, bv. `604000`. Ofwel AC_ID invullen, ofwel AT_ID + AD_ID.
`AT_ID`	**	Adrestype: CUST of VEND. AC_ID wordt automatisch bepaald via centralisatierekening.
`AD_ID`	**	Adresnummer
`LS_AMOUNT`	Ja	Nettobedrag. Plus = komt in kas, min = gaat uit kas
`LS_TAXAMOUNT`	Nee	BTW-bedrag
`TXA_ID`	Nee	Tax-adresprofiel. Leeg = uit adresfiche
`TXC_ID`	Nee	Tax-profiel. Leeg = uit boekhoudplan
`LS_INFO`	Nee	Opmerking

<TIMESHEET>

Veld	Verplicht	Beschrijving
`UR_ID`	Ja	Gebruiker, bv. `test.test@test.com`
`DATE`	Ja	Datum (YYYY-MM-DD)
`AT_ID`	Ja	Adrestype, bv. `CUST`
`AD_ID`	Ja	Adrescode, bv. `102536`
`FROM`	**	Startuur, bv. `13:00`
`TO`	**	Stopuur, bv. `14:25`
`HOURS`	**	Aantal uren (uurformaat), bv. `08:00`
`QUANTITY`	**	Aantal uren (decimaal), bv. `2.5`
`ART_ID`	***	Artikelcode
`DESCRIPTION`	***	Omschrijving. Leeg + ART_ID ingevuld = omschrijving van artikel
`INVOICED`	Nee	Te factureren uren (decimaal), bv. `2`
`TIMESHEET_ID`	Nee	ID van bestaande timesheet. Indien ingevuld: bestaande timesheet aanpassen.
`OPEN`	Nee	`0` = nog niet afgesloten, `1` = volledig ingevuld
`TASK_TR_ID`	Nee	Taak-ID
`TASK_DETAIL_ID`	Nee*	Verplicht indien TASK_TR_ID ingevuld
`CLOSE_TASK`	Nee	`0` = geen actie, `1` = taak afsluiten bij bewaren

* Voorwaardelijk verplicht — zie beschrijving
** Minstens één van deze velden moet voorkomen en ingevuld zijn
*** Minstens één van deze velden moet voorkomen en ingevuld zijn

Belangrijke opmerkingen over LH_BOOKDATE

De boekdatum bepaalt de periode binnen Admisol. Let bij het boeken op het volgende:

Is de boekhoudkundige periode open?
Is de BTW-periode open?
Is de boekdatum chronologisch? Je kunt niet eerst boeken op 15/10 en daarna op 14/10, tenzij chronologische boekdata zijn uitgeschakeld in de instellingen.

Let op: Bij het bewerken van een document moet je altijd de boekdatum en de periode meegeven.