Met de forfaitmodule maak je eenvoudig terugkerende documenten aan. Je groepeert klanten in een forfaitgroep en bepaalt zelf de periodiciteit: maandelijks, per kwartaal, semester, jaarlijks, enzovoort. Zodra alles is ingesteld, genereer je alle documenten met één klik.
Enkele voorbeelden van toepassingen:
- Boekhoudkantoren die forfaitaire facturen aanmaken voor klanten op basis van verschillende tarieven en frequenties
- Bedrijven die maandelijks factureren, zoals een meldingskamer voor een alarmcentrale
- Verhuur van garages die per kwartaal factureren
- Onderhoudscontracten waarbij jaarlijks werkbonnen worden aangemaakt voor het uitvoeren van jaarlijks onderhoud
Om forfaits te gebruiken moet de timesheets-module eerst worden geactiveerd. Ga daarna via het linkermenu naar de instellingen van je timesheets. Onderaan vind je de opties voor forfaits.
Forfait definities
Hier definieer je groepen van klanten die dezelfde soort documenten op een bepaald tijdstip moeten ontvangen, zoals maandelijks, per kwartaal of jaarlijks. Klik op de groene + om een nieuwe definitie toe te voegen en geef de naam en het tijdstip op.
In het voorbeeld hierboven is een maandelijkse forfait aangemaakt met ID maand en nummer 8 (augustus). De forfait wordt verstuurd op de laatste dag van de maand en er worden werkdagen gefactureerd.
Tip: Wil je voor elke maand van het jaar een definitie aanmaken? Maak er één aan, exporteer het overzicht naar Excel, vul de overige maanden in en importeer de tabel daarna opnieuw.
Klanten forfaits
Hier wijs je per klant een forfait toe. Klik op + om een klant toe te voegen en bepaal wanneer en welk document wordt gegenereerd.
Je kunt ook een basisdocument kiezen. Admisol maakt dan een kopie van dat document als basis voor de forfait. Het veld 'prijs' is in dat geval niet relevant.
Tip: Kies bij voorkeur een niet-boekhoudkundig basisdocument. Zo kun je het document aanpassen bij indexeringen zonder dat je boekhouding wordt gewijzigd.
Historiek gefactureerde forfaits
Hier zie je een overzicht van alle gegenereerde forfaits. Vanuit dit scherm kan je ook een bon wissen, die dan later opnieuw kan worden gegenereerd.
Forfaits genereren
Zijn de definities en klanten forfaits ingesteld? Dan genereer je met één klik alle periodieke facturen voor de aangegeven klanten en tijdstippen.
Klik op Ok om te genereren. De gegenereerde documenten verschijnen in de historiek en zijn ook terug te vinden in je facturen. Je kan ze daarna nog steeds handmatig aanpassen indien nodig.