Dit artikel legt de fundamenten uit van het boeken in Admisol Office: welke dagboeken er zijn, hoe periodes werken en welke regels gelden voor nummering en het verwijderen van documenten.
Vier dagboeken
In Admisol Office werk je met dagboeken om je financiële documenten te organiseren. Er zijn vier standaard dagboeken, elk met een specifiek doel.
| Dagboek | Gebruik voor | Voorbeelden |
| Verkopen | Uitgaande documenten |
Facturen aan klanten, creditnota's aan klanten |
| Aankopen | Inkomende documenten |
Facturen van leveranciers, creditnota's van leveranciers |
| Financieel | Geldstromen |
Bankafschriften, kasboek |
| Diverse | Overige boekingen |
Algemene rekeningen, openingsdagboek, BTW-correcties |
Tip: Je kan zelf extra dagboeken toevoegen, bijvoorbeeld een apart financieel dagboek voor elke bankrekening.
Gebruik deze vuistregel om het juiste dagboek te kiezen:
- Ontvang je een factuur van een leverancier? → Aankopen
- Stuur je een factuur naar een klant? → Verkopen
- Verwerk je een bankafschrift of kasuitgave? → Financieel
- Boek je een openingssaldo of BTW-correctie? → Diverse
Open vs. afgesloten periodes
Een periode is een tijdvak (bv. een maand) waarin je boekingen plaatst. Het maakt een groot verschil of een periode nog open staat of al afgesloten is.
-
Open periode: boekingen kunnen nog aangepast worden. Afdrukken worden gemarkeerd als ‘voorlopig’.
-
Afgesloten periode: boekingen kunnen niet meer gewijzigd worden. Wijzigingen zijn alleen mogelijk via tegenboekingen.
Meer informatie over tegenboekingen, vind je in dit artikel: 'Een document boeken'
Chronologische nummering
De nummering van documenten moet altijd de chronologische volgorde van periodes volgen. Dit betekent concreet:
- Document 100 in periode 3 kan nooit gevolgd worden door document 101 in periode 2.
- Als er al een document is geboekt in een periode, kan je geen document van hetzelfde dagboek meer boeken in een vorige periode.
Tip: Er is een hulpprogramma beschikbaar waarmee je documenten kunt verplaatsen naar een andere periode als je een fout hebt gemaakt
Een document verwijderen
De nummering van een dagboek moet altijd doorlopend zijn zonder ontbrekende nummers. Daardoor gelden strikte beperkingen:
- Alleen het laatste document in een dagboek kan worden verwijderd.
- Dit is enkel mogelijk als het document zich in een open periode bevindt.
Boekhoudkundig evenwicht
Je kunt alleen boekingen opslaan waarbij debet en credit gelijk zijn. Het systeem geeft je meteen feedback:
 |
Bedragen zijn in evenwicht, je kan de boeking opslaan. |
 |
Er is een onevenwicht, controleer welke regel ontbreekt of fout is. |