Aanvullende informatie op mijn Peppol factuur

Wil je extra informatie meesturen op je Peppol-facturen? Admisol biedt hiervoor drie mogelijkheden, afhankelijk van wat je klant nodig heeft of wat jij wil meegeven:

Optie	Wanneer gebruik je dit?
Artikelidentificaties	Je klant verwacht een standaard artikelnummer (EAN, GTIN) of zijn eigen referentie per factuurlijn.
Extra notitie per factuurlijn	Je wil een vrije opmerking of toelichting toevoegen bij een specifiek artikel op de factuur.
Factoring tekst	Je werkt met factoring en wil automatisch een vaste opmerking toevoegen aan elke Peppol-factuur

Hieronder vind je voor elke optie de uitleg en de stappen om het in te stellen.

1. Artikelidentificaties instellen

Sommige klanten vragen om een gestandaardiseerd artikelnummer op de factuurlijn, bijvoorbeeld een EAN- of GTIN-code, of hun eigen interne referentie. Admisol ondersteunt dit via twee identificatievelden per artikel, conform de Peppol BIS 3.0-standaard.

Veld	XML-tag	Betekenis	Voorbeeld
Artikelnummer koper	cac:BuyersItemIdentification	Het artikelnummer zoals jouw klant het kent	ABC-001
Standaard artikelnummer	cac:StandardItemIdentification	Een internationaal gestandaardiseerd nummer (EAN, GTIN)	0160:5412345678901

Opmerking: Het veld SellersItemIdentification wordt automatisch ingevuld met het Admisol artikel-ID. Je hoeft dit niet manueel in te stellen.

Velden invullen op de artikelfiche

Ga in het linkermenu naar Basisbestanden en klik op Artikelen
Open het gewenste artikel
Scroll naar het blok Peppol, hier vind je de twee identificatievelden:
- Artikelnummer koper
- Standaard artikelnummer
Vul de gewenste waarden in
Klik op Opslaan

Formaat voor Standaard artikelnummer

Het veld Standaard artikelnummer verwacht een specifiek formaat: scheme:value

scheme — een ICD-code die aangeeft welk nummeringssysteem je gebruikt
value — het eigenlijke nummer

Veelgebruikte scheme-codes:

Code	Systeem	Voorbeeld
0160	GTIN	`0160:8710400311140`
0088	EAN	`0088:5400100001234`
0021	SWIFT	`0021:BBRUBEBB`

Let op: Vul je het formaat niet correct in, ontbreekt het dubbelpunt of is het scheme-gedeelte leeg, dan toont Admisol een foutmelding bij het opslaan.

Automatische overname naar factuurlijnen

Selecteer je een artikel bij het aanmaken van een factuur? Dan worden de identificatievelden automatisch overgenomen naar de factuurlijn. Je hoeft ze niet opnieuw in te vullen. Bij het versturen via Peppol worden de waarden automatisch meegestuurd in de Peppol XML.

2. Extra notitie per factuurlijn

Wil je een vrije opmerking toevoegen bij een specifieke factuurlijn? Dat kan via het veld Extra notitie, handig voor een toelichting, referentie of bericht voor je klant.

Notitie toevoegen

Open een uitgaande factuur via Facturatie
In het artikelraster zie je de kolom Extra notitie
Typ je opmerking in het tekstveld naast het gewenste artikel
Sla de factuur op

Waar verschijnt de notitie?

Op de PDF — de notitie verschijnt als een extra beschrijvingsregel direct onder het artikel
In de Peppol XML — de notitie wordt als apart <Note>-element op de factuurlijn meegestuurd

Tip: Gebruik de extra notitie in plaats van lege factuurlijnen (met hoeveelheid 0 en bedrag 0) om bijkomende tekst toe te voegen. Dat is de correcte én nettere werkwijze.

3. Factoring inschakelen

Werk je met factoring? Dan kan je in Admisol een vaste tekst instellen die automatisch als opmerking wordt toegevoegd aan je Peppol-facturen. Zo hoef je die tekst niet bij elke factuur opnieuw in te vullen.

Stap 1: Factoring inschakelen

Ga in het linkermenu naar Instellingen
Klik op Dossierinstellingen
Klik op Parameters dossier
Schakel de optie Factoring in onder de sectie Diverse

Stap 2: Factoring tekst configureren

Ga in het linkermenu naar Instellingen
Klik op Dossierinstellingen
Klik op Koppelingen
Ga naar Peppol
Scroll naar de sectie Factoring → Je ziet hier een tekstveld waarin je de gewenste factoring tekst kan invullen. Dit is de tekst die automatisch als opmerking op je Peppol-facturen verschijnt.
Typ je factoring tekst in het tekstveld
Klik op Opslaan

Let op: De sectie 'Factoring' is enkel zichtbaar als factoring is geactiveerd voor je dossier (zie stap 1)

Hoe werkt het bij het aanmaken van een factuur?

Selecteer je een klant waarvoor factoring is aangevinkt op de adresfiche? Dan vult Admisol het veld Peppol opmerking automatisch in met de factoring tekst die je hebt ingesteld.

Tip: De standaard factoring tekst wordt enkel automatisch ingevuld als het veld Peppol opmerking nog leeg is. Heb je al een eigen tekst ingevuld? Dan wordt deze niet overschreven.

Veelgestelde vragen

Hoe geef ik een GTIN-nummer mee per artikel in mijn Peppol-factuur?

Open de artikelfiche via Basisbestanden > Artikelen

Vul bij Standaard artikelnummer onder het Peppol-blok het GTIN-nummer in met het juiste formaat: 0160: gevolgd door het GTIN-nummer (voorbeeld: 0160:8710400311140)

Sla het artikel op

Bij het aanmaken van een factuur met dit artikel wordt het GTIN-nummer automatisch als StandardItemIdentification meegestuurd in de Peppol XML.

Hoe geef ik het artikelnummer van mijn klant mee op de factuur?

Open de artikelfiche via Basisbestanden > Artikelen

Vul bij Artikelnummer koper onder het Peppol-blok het artikelnummer in zoals je klant het kent

Sla het artikel op

Het nummer wordt automatisch overgenomen wanneer je dit artikel selecteert op een factuur en meegestuurd als BuyersItemIdentification in de Peppol XML.

Opmerking: Jouw eigen artikelreferentie (SellersItemIdentification) wordt automatisch meegestuurd op basis van het Admisol artikel-ID. Daar hoef je niets extra voor in te vullen.