Een Peppol-factuur komt binnen. Je opent ze, controleert de leverancier, kiest de juiste rekening, kijkt de btw na en klikt op bewaren. Volgende maand: exact hetzelfde. En de maand daarna opnieuw.
Voor heel wat facturen is dat werk dat je eigenlijk al lang kent. De telecomrekening, de huur, het softwareabonnement, de bankkosten: elke maand dezelfde leverancier, dezelfde rekening, hetzelfde btw-tarief. Wat als Admisol die facturen voortaan zelf kan boeken?
Precies daar werken we vandaag aan.
Van gestructureerde data naar automatische boekingen
Met de verplichte e-facturatie via Peppol is er iets fundamenteels veranderd. Facturen komen niet langer binnen als een document dat gelezen moet worden, maar als gestructureerde data: leverancier, btw-nummer, bedragen, btw-tarieven, vervaldag. Alles netjes op de juiste plaats.
Dat opent deuren. Want als de gegevens al correct en volledig binnenkomen, waarom zou iemand ze dan nog manueel moeten overnemen? De logische volgende stap is dat de software niet alleen leest, maar ook zelf boekt, op precies dezelfde manier als jij het zou doen.
"Peppol was voor veel ondernemers in de eerste plaats een verplichting. Maar eigenlijk is het een enorme kans. Voor het eerst komt boekhouddata gestructureerd en betrouwbaar binnen. Daar willen we het maximum uit halen." — Adriaan Conickx, Business unit manager Admisol
Waar we vandaag mee bezig zijn
In Admisol bouwen we aan automatisch boeken van terugkerende inkomende Peppol-facturen. Het idee is eenvoudig: facturen van vaste leveranciers worden geboekt zonder dat je ze nog moet openen.
Daarbij vertrekken we vanuit een paar duidelijke principes:
- Jij beslist. Per leverancier kies je zelf of Admisol automatisch mag boeken.
- Enkel wat zeker is. Admisol boekt alleen wanneer alles klopt. Twijfelt het systeem, dan blijft de factuur gewoon staan zoals vandaag, klaar om manueel te boeken.
- Er gaat niets verloren. Geen enkele factuur verdwijnt in een zwarte doos.
- Altijd herkenbaar en aanpasbaar. Een automatische boeking is een gewone boeking. Je ziet in één oogopslag welke facturen automatisch geboekt werden, en je kan ze openen, wijzigen of verwijderen zoals elke andere boeking.
We rollen deze functie stap voor stap uit, te beginnen bij een eerste groep dossiers. Zo kunnen we samen met onze gebruikers verfijnen en garanderen dat elke automatische boeking klopt.
"We kiezen bewust voor een voorzichtige aanpak. Automatisch boeken moet vertrouwen opbouwen, niet afbreken. Liever een factuur die blijft liggen dan een boeking die je achteraf moet rechtzetten." — Adriaan Conickx
Automatisatie is de toekomst, maar de controle blijft bij jou
In ons artikel over 26 jaar evolutie in de boekhoudwereld schreven we het al: automatic accounting is geen verre toekomst meer. Boekingen die automatisch gebeuren op basis van gestructureerde data, met ingebouwde controles, dat is de richting waarin de sector evolueert.
Maar automatisatie betekent niet dat de mens verdwijnt. Integendeel. Software neemt het repetitieve werk over, zodat er meer tijd vrijkomt voor wat echt waarde toevoegt: opvolgen, interpreteren en adviseren. De accountant wordt minder verwerker en meer regisseur van het proces.
"Niemand is boekhouder of ondernemer geworden om elke maand dezelfde factuur over te typen. Automatisch boeken geeft mensen tijd terug voor het werk dat er echt toe doet." — Adriaan Conickx
Wat betekent dit voor jou?
Als ondernemer: Je recurrente kosten staan sneller in je boekhouding, waardoor je een actueler beeld hebt van je cijfers. Minder klikwerk en minder openstaande facturen in je scanoverzicht.
Als accountant: Minder routinewerk per dossier en meer ruimte om je te focussen op uitzonderingen, controle en advies. Zeker in drukke periodes maakt dat een groot verschil.
De voordelen op een rij:
- Terugkerende Peppol-facturen worden geboekt zonder dat je ze moet openen
- Jij bepaalt per leverancier wat automatisch mag
- Twijfelgevallen blijven gewoon in je scanoverzicht
- Automatische boekingen zijn altijd herkenbaar en aanpasbaar
- Een boekhouding die continu up-to-date is
Hoe kan je je nu al voorbereiden?
Automatisch boeken werkt het best in een dossier waar de basis goed zit. Een eerste belangrijke stap is om je leveranciersfiches op orde te brengen:
- Het juiste btw-nummer is ingevuld.
- Er zijn geen dubbele leveranciers in je dossier.
Doe je dat vandaag al? Dan ben je helemaal klaar voor de volgende stap.
Binnenkort meer
Automatisch boeken is een volgende stap in onze visie op een administratie die vanzelf loopt, na onder meer de automatische verwerking met AI OCR. We houden je op de hoogte zodra de functie breder beschikbaar wordt.
Benieuwd wat automatisch boeken voor jouw dossier kan betekenen? Neem contact met ons op, we vertellen je er graag meer over.