Facturen opmaken kost tijd. Gelukkig bestaat er een systeem waarbij je klant de factuur voor jou opstelt: self-billing, in België bekend als aankoopborderel. Het is een efficiënte manier van factureren, steeds populairder bij Belgische ondernemingen, maar het kent ook duidelijke regels. In dit artikel leggen we alles uit wat je moet weten.
Bij klassieke facturatie maakt de leverancier een factuur en stuurt die naar de klant. Bij een aankoopborderel draait dit om: de klant maakt de factuur op in naam van de leverancier.
Kort samengevat: de klant beschikt over de nodige informatie over de geleverde goederen of diensten en stelt de factuur op. Jij controleert deze en bevestigt voor akkoord. Het klinkt misschien ongewoon, maar het is volledig legaal, mits aan de regels voldaan wordt.
Self-billing is bedoeld voor B2B-relaties tussen ondernemingen. Particulieren kunnen dit meestal niet opmaken, behalve in uitzonderlijke gevallen.
Self-billing komt vaak voor in sectoren waar prijzen, hoeveelheden of vergoedingen pas na levering vastliggen. Bedrijven die hiervoor kiezen werken vaak met terugkerende leveranciers en gestandaardiseerde transacties, waardoor de afnemer alle gegevens over de geleverde prestaties of goederen heeft en de facturatie nauwkeurig kan uitvoeren, bijvoorbeeld wanneer de uiteindelijke vergoeding afhankelijk is van volume, kwaliteit of geleverde prestaties.
Een aankoopborderel is toegestaan volgens de Belgische btw-wetgeving, op basis van de Europese btw-richtlijn. De belangrijkste voorwaarden zijn:
Je moet ook een procedure voorzien voor de aanvaarding van de facturen. Hoe je dat precies organiseert, laat de overheid grotendeels vrij. Facturen kunnen namelijk zowel expliciet (uitdrukkelijk) als impliciet (stilzwijgend) worden aanvaard.
Voordelen:
Nadelen:
💡 Tip: leg het akkoord altijd goed vast en maak afspraken over correcties of creditnota’s.
Werk je met Admisol? Dan kan je eenvoudig aan de slag met self-billing.Wil je weten hoe? Bekijk onze hulpartikels voor een stap-voor stap uitleg over:
Self-billing is een slimme manier om facturatie te stroomlijnen, tijdbesparing te realiseren en fouten te beperken. Belangrijk is dat je altijd een schriftelijk akkoord hebt, de wettelijke factuureisen respecteert, de nummering correct houdt en de documenten 10 jaar bewaart.
Met deze basiskennis kan je veilig starten met self-billing in je administratie.
Veelgestelde vragen over self-billing
Mag iedereen self-billing gebruiken?
In principe ja, zolang beide partijen een geldig akkoord afsluiten en de facturen voldoen aan de wettelijke vereisten. Het is vooral praktisch bij regelmatige leveringen of diensten en betrouwbare klanten.Wat als er een fout staat op het self-billing document?
Neem contact op met je klant en vraag een gecorrigeerd document of een creditnota. Fouten moeten worden rechtgezet voordat ze in de boekhouding belanden.Verschilt self-billing van een gewone factuur?
Inhoudelijk niet veel, dezelfde verplichte vermeldingen gelden. Het grote verschil is wie het document opmaakt: bij self-billing is dat de klant, niet de leverancier.Is self-billing hetzelfde als een creditnota?
Nee. Een creditnota wordt gebruikt om een eerdere factuur geheel of gedeeltelijk te annuleren. Self-billing is een facturatiemethode waarbij de klant de originele factuur opstelt.